L’organizzazione del lavoro in ufficio riveste un ruolo essenziale per procedere in modo ordinato e con cura. Ci sono moltissimi modi diversi per organizzare il lavoro in ufficio e avere un’idea visiva dei progetti da portare a termine. La progettazione del lavoro passa anche dal capire chi del team di lavoro è libero e chi invece è già occupato.
I metodi considerati migliori quando si tratta di organizzare il lavoro sono le bacheche, le lavagne e altri supporti simili, come spiegato nel dettaglio di seguito.
Usare una bacheca
La bacheca è uno dei supporti visivi più utili che ci sia per l’organizzazione razionale e logica del lavoro. Gli uffici che hanno adottato un sistema come la bacheca riescono a far quadrare tutto quanto senza alcun tipo di impiccio. Una bacheca per esterno torna sempre utile in ufficio per organizzare le attività ma anche durante una riunione, grazie ai pennarelli cancellabili. Spesso, le bacheche di questo tipo sono magnetiche e permettono di utilizzare delle calamite che, di ufficio in ufficio, possono avere un significato diverso. Per esempio, le calamite di un colore indentifica un settore di attività: contabilità, progettazione, realizzazione etc. Oppure, a ogni calamita corrisponde un dipendente per sapere subito, per esempio, dove si trova – È uscito per fare un rilievo?– oppure a che progetto lavora.
Alla fine della settimana è consigliabile fare il punto della situazione e capire quali progetti sono stati terminati e quali invece sono ancora in elaborazione. Lo stesso si può fare a inizio settimana durare la riunione di programmazione settimanale del carico di lavoro: si assegna ogni lavoratore a un progetto, spostando la sua relativa calamita colorata.
Utilizzare una lavagna
La classica lavagna con i gessetti è un altro sistema usatissimo negli uffici, ma ance nelle fabbriche, per organizzare il lavoro da portare a termine. La lavagna si trova spesso in sala riunioni perché torna sempre utile per appuntare le idee durante un brainstorming o per studiare insieme lo sviluppo di un qualche prodotto come una scatola, un abito, un macchinario su misura etc.
Anche quando si tratta di portare a temine delle commesse, l’avanzamento delle stesse può essere schematizzato su una lavagna per capire in un attimo solo se è possibile prendere altri lavori e se l’impianto è full.
Scrivere sul muro o sul vetro
Esiste anche la possibilità di fare tutto quello elencato sopra senza nemmeno dover utilizzare un supporto apposito. Infatti, tra le forniture d’ufficio arrivano anche i pennarelli appositi per scrivere direttamente sul vetro della sala riunioni. È molto divertente entrare in un ufficio e vedere che il vetro della sala riunioni è pieno di idee, soluzioni, progetti, spunti etc.
Inoltre, è possibile scrivere direttamente sul muro, a patto che questo venga verniciato con una pittura apposita. Chi sceglie una vernice per muri idrorepellente, può scrivere sul muro dell’ufficio e poi cancellare tutto con un panno e lo spray multi superficie. Idee e soluzioni di questo tipo sono molto giovani e si vedono spesso nelle aziende più frizzanti che operano nella new economy.